Hemelvaartsdag (13 mei) en vrijdag na Hemelvaart (14 mei) is ons kantoor gesloten.

Vrijthof 25, Hilvarenbeek
Postbus 53, 5080 AB, Hilvarenbeek
Tel: (013) 505 29 71
info@leermakersacc.nl www.leermakersacc.nl
klachtenregeling

Leermakers accountants & belastingadviseurs staat voor kwaliteit. Dat dragen we graag uit. Binnen onze organisatie doen we er alles aan om die kwaliteit te waarborgen. Waar gewerkt wordt, worden echter fouten gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over één van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.

 

Telefonisch oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u contact opnemen met de heer Eric Leermakers RA (mocht het zijn functioneren betreffen, dan kunt u ook vragen naar de heer drs. Remko Metz RB).

 

Formele schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het formulier dat u hier kunt downloaden; u kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van de heer Eric Leermakers RA (ook hier: is de heer Eric Leermakers RA zelf bij de kwestie betrokken, dan wordt u verzocht het formulier te zenden ter attentie van de heer drs. Remko Metz RB).

Overigens kunt u er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven aan één van onze medewerkers. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat u de klacht wilt laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. De medewerker zal dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; u ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken u één exemplaar ondertekend te retourneren.

 

Verloop procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: de heer Eric Leermakers RA (c.q. de heer drs. Remko Metz RB) zal uw klacht zo spoedig behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

 

Overige aspecten klachtenregeling
Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.
In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

 

Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en ons uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te voorkomen.

 

We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

De directie van Leermakers accountants & belastingadviseurs

Klokkenluidersregeling

Leermakers accountants & belastingadviseurs hecht veel waarde aan een goede klachtenregeling. Gemelde klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk door ons afgehandeld. Hiermee samenhangend is Leermakers accountants & belastingadviseurs van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van Leermakers accountants & belastingadviseurs.

Gebruikte begrippen
De volgende begrippen komen in deze klokkenluidersregeling langs:

1. Leermakers accountants & belastingadviseurs
De accountantsorganisatie Leermakers Accountants & Belastingadviseurs B.V.
2. Medewerker
Alle aan Leermakers accountants & belastingadviseurs verbonden werknemers, met inbegrip van directie en/of bestuursleden.
3. Externe derde
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde Leermakers accountants & belastingadviseurs of één van haar medewerkers.
4. Melder

Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
5. Vertrouwenspersoon

Een natuurlijk persoon die door de directie van Leermakers accountants & belastingadviseurs is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. De directie van Leermakers accountants & belastingadviseurs komt niet voor deze functie in aanmerking.
6. (Vermeende) onregelmatigheid

Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Leermakers accountants & belastingadviseurs en/of haar medewerkers in verband met:

  1. een (dreigend) strafbaar feit
  2. een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit
  3. een (dreiging) van bewust onjuist informeren
  4. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving
  5. een (dreigende) overtreding van binnen Leermakers accountants & belastingadviseurs geldende (gedrags)regels
  6. een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de vertrouwenspersoon.

Melding

1. Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan bij voorkeur via e-mail worden verstuurd naar de heer drs. Remko Metz RB.
3. Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden naar het postadres van Leermakers accountants & belastingadviseurs: Postbus 53, 5080 AB Hilvarenbeek. T.a.v. de heer drs. Remko Metz RB.
4. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
5. Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling melding

1. De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van Leermakers accountants & belastingadviseurs. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
2. Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van Leermakers accountants & belastingadviseurs een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid.
3. De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht.
4. De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
5. Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
6. Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Geheimhouding en bescherming

1. De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dat geldt ook voor de correspondentie over en de verdere behandeling van de melding.
2. Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
3. De directie van Leermakers accountants & belastingadviseurs garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de carrièremogelijkheden van de medewerker binnen Leermakers accountants & belastingadviseurs.
4. Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend door Leermakers accountants & belastingadviseurs.

Leermakers accountants & belastingadviseurs
4 augustus 2008

Wederzijds in zicht

Abonneren nieuwsbrief