De btw-aangifte over het derde kwartaal moet uiterlijk eind oktober binnen zijn bij de Belastingdienst. Toch blijken er ieder jaar opnieuw fouten gemaakt te worden. Door je administratie tijdig te controleren, voorkom je onnodige correcties, vertragingen of naheffingen.
Een fout die vaak voorkomt, is dat ondernemers transacties uit oktober meenemen in de aangifte van het derde kwartaal. Q3 bestaat uitsluitend uit juli, augustus en september. Facturen en bonnetjes met een datum in oktober horen dus thuis in de aangifte van het vierde kwartaal.
Ook wanneer je tijdelijk geen omzet hebt gehad of geen zakelijke kosten hebt gemaakt, ben je meestal verplicht om btw-aangifte te doen. Vergeet deze zogenaamde nihilaangifte niet op tijd in te dienen.
Bij de meeste ondernemers bepaalt de factuurdatum in welk kwartaal een factuur verwerkt moet worden. Het moment van betaling is daarbij meestal niet relevant. Controleer daarom goed de datum op de factuur om fouten in je boekhouding te voorkomen.
Veel ondernemers beginnen pas vlak voor de deadline met hun administratie. Dat zorgt vaak voor stress en vergroot de kans op fouten. Door bonnetjes en facturen direct te verwerken, houd je beter overzicht en blijft je administratie actueel.
Niet alle zakelijke uitgaven geven recht op btw-aftrek. Zo mag de btw op eten en drinken in horecagelegenheden meestal niet worden teruggevraagd. Ook bij gemengd gebruik van zakelijke spullen — bijvoorbeeld fiets die je deels privé gebruikt — geldt vaak een beperking.
Om btw terug te vragen, moet je kunnen aantonen dat de kosten zakelijk zijn gemaakt. Zonder bon of factuur accepteert de Belastingdienst de btw-aftrek meestal niet. Het digitaal bewaren van bonnetjes helpt om documenten niet kwijt te raken.
Inkoopfacturen moeten voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Ontbreken belangrijke gegevens, dan kan de btw mogelijk niet worden teruggevraagd. Controleer daarom altijd of je facturen volledig zijn.
Werk je administratie regelmatig bij en laat je boekhouding indien nodig controleren door een boekhouder of accountant. Dat verkleint de kans op fouten en maakt de btw-aangifte een stuk eenvoudiger.